La información a los Medios en el Plan de Comunicación

Rueda de prensaSon muchas las formas de las que disponen las empresas para informar al cliente, hacer publicidad de su marca, divulgar un acontecimiento, el lanzamiento de un nuevo producto o cualquier tema que pueda resultar de interés.

Una de esas formas es la convocatoria de una rueda de prensa, o la convocatoria a los medios de comunicación a un evento/acto, donde se dará toda la información a los medios para que luego estos se hagan eco en las distintas plataformas y dicha información llegue al mayor número posible de personas.

Pero una convocatoria a los medios de comunicación no acaba con avisarles mediante una llamada de teléfono o un correo electrónico, requiere toda una preparación previa en la que se deben tener en cuenta multitud de detalles destinados a evitar que el acto, presentación, o convocatoria, queden arruinados o deslucidos precisamente por la actuación de los periodistas convocados, sus entradas y salidas, y los continuos movimientos de micrófonos, cámaras, grabadoras, etc. o, lo que es peor, por la inasistencia de los mismos a la convocatoria.

La gestión de los medios de comunicación debe ser tenida en cuenta dentro del plan de comunicación de la empresa y es importante estar a bien con todos los medios de comunicación y facilitarles su labor.

Los medios buscan información que pueda ser de interés para la audiencia y las empresas son generadoras de información que, si es bien tratada en los medios, puede generar un importante beneficio para la marca que puede conseguir mejorar la reputación, el engagement, la fidelización o minimizar los efectos de una crisis.

Pero el interés o la oportunidad de una determinada información no lo va a medir la empresa sino los medios y por ello, aunque es una manera adecuada para difundir información de la empresa, no es conveniente abusar de esta fórmula.

A la hora de convocar a los medios habremos de tener en cuenta que las plantillas de trabajadores de que disponen es muy limitada, y por tanto habremos de buscar las horas y los días más adecuados para facilitar la presencia de todos los medios y que puedan tratar la información con más profundidad.

Nunca se deben convocar antes de las 9 de la mañana o retrasarse más tarde de las 12:30h ya que a esas horas los informativos ya deben tener toda la información. El horario de tarde todavía es peor, en esos horarios podemos encontrarnos con que los medios no se presenten o, si lo hacen, sea de una manera fugaz.

A menos que contemos con un político reconocido, una persona con un alto prestigio en el acto, o sea un tema muy candente y urgente, es mejor no convocar en lunes y viernes.

En todo caso, una rueda de prensa no debe extenderse más allá de media hora incluyendo la exposición y las posibles preguntas de los periodistas. Lo que sí se debe dejar claro a los medios es la idea principal y además facilitarles un dossier con toda la documentación de la información que queremos transmitir.

 

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Acerca de Ricardo Rubio Simón

Transporte y logística, Marketing, Comunicación 2.0, Gestión flotas, Redes sociales, Marca, Reputación, Comunity, Responsabilidad Social
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